Správa obsahu webu, kterou zvládne každý

Změníte otevírací dobu, zdražíte, připravíte akci – a na webu pořád visí to staré. Ne proto, že by vám na webu nezáleželo, ale proto, že každá změna znamená napsat e-mail tvůrci webu a čekat. Správa obsahu webu je o tom, kdo a jak rychle může web upravit – a nejlépe to je ten, kdo informaci zná, ne webmaster. V článku vysvětlíme, proč by správu obsahu webu měl zvládnout každý, co si má firma měnit sama, co je lepší nechat na programátorovi a jak jednoduše zadat změnu i tam, kde to sami nezvládnete.

Co stojí neaktuální web

Zákazník nepozná, jestli je informace na webu stará, nebo platí. Věří jí. A když nesedí, zklame ho to:

Stará otevírací doba. Host přijde k zavřeným dveřím a příště už nepřijde.
Staré ceny. Zákazník čeká jinou částku, než jakou pak zaplatí. Vysvětlování je nepříjemné pro obě strany.
Akce, která už proběhla. Pozvánka na koncert z minulého měsíce říká, že se o web nikdo nestará.
Chybějící novinky. Nová služba nebo sezónní nabídka, o které se zákazník z webu nedozví, jako by neexistovala.

Většinou za tím není lenost, ale zdlouhavý proces. Když změna trvá týden a stojí peníze, odkládá se.

Co je správa obsahu webu

Web má dvě části, které se mění velmi různě často:

Dynamická část se mění pravidelně – články, fotky, jídelní lístek, denní menu, akce, upozornění. Tu má mít firma v rukou sama.
Statická část se mění zřídka – struktura stránek, design, úvodní texty, popisy služeb, patička. Tu stačí upravit jednou za čas.

Správa obsahu webu, odborně CMS (z anglického content management system), je administrace, ve které dynamickou část měníte sami. Přihlásíte se v prohlížeči, upravíte, co potřebujete, uložíte – a za chvíli je změna vidět na webu. Bez programátora a bez čekání.

Ještě nedávno platilo, že web upravuje „ten, kdo tomu rozumí“ – webmaster, synovec, kamarád od počítačů. Jenže ten nikdy neví, že dnes kuchyni došla svíčková nebo že se zítra zavírá dřív. Než se k němu informace dostane, je stará.

Správu obsahu má proto dělat ten, kdo informaci zná: majitel, vedoucí provozu, kuchař, recepční. Nikdo z nich nechce studovat administraci webu, a nemusí:

Žádné kódy ani technické pojmy. Vyplňujete formulář jako v e-mailu – název jídla, cenu, text upozornění.
Jen to, co potřebujete. Kdo chce změnit denní menu, vidí denní menu, ne nastavení serveru.
Fotka jedním přetažením. Nahrajete ji z počítače nebo z mobilu, oříznete přímo v prohlížeči a pro web se zmenší sama.
V češtině a v prohlížeči. Nic se neinstaluje a nikde nehrozí, že omylem smažete půl webu.

Dobrá správa obsahu se pozná podle toho, že ji po krátkém ukázání zvládne kdokoli z týmu – i ten, kdo s weby nikdy nepracoval.

Co si měnit sami

Do správy obsahu patří všechno, co se mění často nebo co se musí změnit rychle:

Články na blog – novinky, rady, příběhy z provozu. Pomáhají i k tomu, aby vás lidé našli na Googlu, viz článek Proč mít na webu blog.
Fotky a fotogalerie – nové realizace, interiér, jídla, tým.
Jídelní lístek a denní menu – ceny, nová jídla, polední nabídka. Jak mít denní menu vždy aktuální, popisujeme v článku Denní menu na webu.
Upozornění a bannery – „Zítra zavřeno“, „Letní otevírací doba“, „Sleva na kurzy“.
Pozvánky na akce – samostatná stránka s popisem, obrázkem a vlastními barvami.

Proč nestačí „upravit cokoli kdekoli“

Někdo by chtěl administraci, ve které jde změnit úplně všechno – každý nadpis, barvu i rozložení stránky. Tak fungují webové stavebnice a v praxi to má háček: čím víc toho jde změnit, tím snáz se web rozbije. Posunutý obrázek, jiný font v jednom odstavci, tlačítko, které na mobilu přeteče přes okraj. Web pak postupně ztrácí vzhled, za který jste zaplatili.

Proto je lepší, když správa obsahu nabízí přesně to, co se mění, a nic víc. Do připravených míst vložíte text, fotku nebo cenu a design se postará o zbytek. Na mobilu i na počítači to vypadá tak, jak to bylo navržené.

Ne všechno vyřešíte v CMS

CMS je správa dynamického webu – toho, co se mění. Statickou část v něm sami neupravíte, a je to tak dobře. Jenže i statická část se občas změnit musí: nová služba, upravený text na úvodní stránce, jiná fotka v záhlaví, nová položka v menu.

U běžného webu to znamená napsat e-mail: „Na stránce Služby, třetí odstavec odshora, prosím změňte…“ Popsat přesně, co a kde, je zdlouhavé, a ještě se často něco ztratí v překladu.

Změnové požadavky: změna statické části bez e-mailů

V Puretech CMS proto najdete i strukturu webu. Je to zjednodušený náhled, takzvaný wireframe, všech stránek a sekcí vašeho webu – nadpisy, texty, tlačítka i obrázky na svých místech. Když chcete něco změnit, nemusíte nám psát ani volat:

Najdete místo, které chcete změnit, přímo v náhledu stránky.
Klepnete na text nebo obrázek a napíšete, jak má vypadat nově. Ke každé sekci můžete připsat i poznámku.
Vytvoříte změnový požadavek. Změny se sbírají do jednoho požadavku, takže jich můžete zadat víc najednou.
Požadavek odešlete. My ho zpracujeme a po nasazení se v CMS označí jako aplikovaný.

Pokud chcete něco, co se do náhledu nedá zapsat – třeba novou stránku nebo jiné rozložení sekce –, založíte požadavek vlastními slovy a přiložíte fotky.

Výhoda je, že přesně vidíme, co a kde chcete změnit. Nic se neztratí v e-mailech a vy máte přehled, v jakém stavu který požadavek je. Drobné úpravy do 15 minut měsíčně máte v ceně provozu, u větších se cenu dozvíte předem. Kolik provoz webu stojí, shrnuje článek Kolik stojí web pro malou firmu.

Shrnuto: co se mění často, měníte sami v CMS. Co se mění zřídka, zadáte jako změnový požadavek přímo v náhledu webu a my to uděláme za vás.

Obsah, který se zobrazí a zmizí sám

Dobrá správa obsahu šetří práci i tím, že nemusíte hlídat kalendář:

Upozornění a pozvánky s platností od–do. Banner „Vánoční otevírací doba“ nastavíte v listopadu a zobrazí se jen v termínu, který určíte. Po skončení akce zmizí sám.
Zapnout a vypnout. Upozornění vypnete jedním přepínačem a příště ho jen znovu zapnete – nemusíte ho psát znovu.
Plánování dopředu. Denní menu zadáte na celý týden nebo několik týdnů dopředu a web každý den ukáže to dnešní.

Na co se ptát, když vybíráte web

Než si necháte web udělat, zeptejte se:

Co si budu moct měnit sám? A vyzkoušejte si to – nechte si administraci ukázat.
Jak zadám změnu, kterou sám neudělám? Kolik to bude stát a jak dlouho to bude trvat?
Je administrace v češtině a zvládne ji i kolega, který s weby nepracuje?
Co se stane s obsahem, když odejdu? Dostanu ho zpátky?

Správa obsahu webu s Puretech CMS

Weby, které stavíme, jsou na Puretech CMS připravené od začátku. Je to náš vlastní systém pro správu obsahu: navrhujeme ho, vyvíjíme a provozujeme. Blog si v něm píšete sami u každého webu, v Rozšířené variantě provozu navíc fotogalerii, jídelní lístek, denní menu, bannery a pozvánky na akce. Změny statické části zadáváte přes strukturu webu jako změnové požadavky. Návod, jak napsat první článek, najdete v článku Blog v CMS: základy tvorby příspěvků.

Časté otázky

Potřebuji ke správě obsahu nějaké technické znalosti?

Ne. Když zvládnete napsat e-mail a nahrát fotku z mobilu, zvládnete i správu obsahu. Pracuje se v prohlížeči, nic se neinstaluje.

Můžu web rozbít?

V CMS měníte jen obsah v připravených místech, ne vzhled ani rozložení stránky. Design zůstane takový, jak byl navržený.

Za jak dlouho se změna objeví na webu?

Změny v CMS se na webu projeví do minuty. Změnové požadavky na statickou část zpracujeme a v CMS uvidíte, až bude změna na webu.

Co když potřebuji změnit něco, co v CMS není?

Zadáte změnový požadavek – buď přímo v náhledu webu, nebo vlastními slovy s přiloženými fotkami. Drobné úpravy do 15 minut měsíčně jsou v ceně provozu, u větších vám cenu řekneme předem.

Shrnutí

Web je aktuální jen tehdy, když jeho změna netrvá týden. Správa obsahu webu vám dává do rukou všechno, co se mění často – články, fotky, menu, akce. Co se mění zřídka, nechte na tvůrci webu, ale jednoduše: v Puretech CMS zadáte změnu přímo v náhledu stránky a nemusíte nic dlouze popisovat v e-mailu.

Vyzkoušet Puretech CMS→