Online rezervace pro restauraci: proč už nestačí telefon

Je pátek, sedm večer, všechny stoly jsou obsazené a u baru zvoní telefon. Obsluha nese tři talíře, takže ho nikdo nezvedne – a host, který chtěl rezervovat stůl na sobotu, zavolá jinam. Online rezervace pro restauraci tenhle problém řeší: host si stůl zarezervuje sám, kdykoli ho to napadne, a vy dostanete hotovou rezervaci e-mailem. V článku ukážeme, co online rezervace přinese, na co si dát pozor a proč telefon i tak úplně nezmizí.

Proč telefon jako jediný způsob rezervace nestačí

Telefon je osvědčený, ale jako jediná cesta k rezervaci má tři slabiny:

Zvoní ve špičce. Nejvíc hovorů přichází přesně tehdy, kdy má obsluha nejvíc práce. Každý hovor ji odvede od hostů, kteří už sedí u stolu.
Mimo otevírací dobu nefunguje. Lidé plánují večeři často večer z gauče nebo o víkendu dopoledne. Když se nedovolají, nečekají – rezervují jinde.
Spoléhá na papír a paměť. Rezervace zapsaná na lístek u kasy se snadno ztratí, přepíše nebo zapíše dvakrát na stejný stůl.

K tomu se přidávají změny chování hostů. Mnoho lidí, hlavně mladších, raději vyplní krátký formulář, než aby telefonovali. A kdo si restauraci najde na mobilu, chce si stůl zarezervovat hned na místě – ne si poznamenat číslo a zavolat zítra.

Co restauraci přinese online rezervace

Rezervační formulář na webu pracuje za vás nepřetržitě:

Rezervace 24 hodin denně. Host si stůl zarezervuje i o půlnoci. Ráno najdete v e-mailu hotové rezervace.
Méně telefonátů ve špičce. Každá online rezervace je jeden hovor, který obsluha nemusí brát u plného sálu.
Žádné dvojí obsazení stolu. Systém nabízí jen stoly, které jsou v daném čase opravdu volné, a počítá i s časem na úklid mezi rezervacemi.
Přehled na jednom místě. Všechny rezervace vidíte v seznamu i v kalendáři – ať vznikly na webu, nebo po telefonu.
Pravidla, která se dodržují sama. Nastavíte, jak dlouho rezervace trvá, kolik hodin předem lze rezervovat nejpozději a jak daleko do budoucna. Formulář pak nic jiného nenabídne.

Jak online rezervace stolů funguje pro hosta

Pro hosta je to otázka minuty. Ve formuláři zvolí den, čas a počet osob a systém najde volný stůl, který se pro skupinu hodí. Pokud chcete, můžete hostům dovolit, aby si konkrétní stůl vybrali sami – třeba u okna nebo na terase.

Host pak vyplní jméno a kontakt a přijde mu e-mail s odkazem, kterým rezervaci potvrdí. Po potvrzení dostane host shrnutí rezervace a vám ve stejnou chvíli přijde oznámení – na e-mail restaurace a volitelně v kopii majiteli. Kdyby host nemohl přijít, rezervaci zruší sám odkazem z e-mailu. Stůl se tím okamžitě uvolní pro další hosty a vy se o tom dozvíte.

Jak omezit hosty, kteří nedorazí

Rezervace, na kterou nikdo nepřijde, je pro restauraci dvojí ztráta: prázdný stůl a odmítnutí hosté, kteří by ho rádi obsadili. Úplně se jí vyhnout nejde, ale dobře nastavený rezervační systém ji výrazně omezí:

Potvrzení e-mailem. Rezervace platí, až ji host potvrdí odkazem v e-mailu. Smyšlené rezervace s cizí adresou tak propadnou samy.
Snadné zrušení. Host, který může rezervaci zrušit jedním kliknutím, to udělá spíš než ten, kdo by musel volat. Lhůtu, do kdy jde rezervaci zrušit, si nastavíte sami.
Telefon u velkých stolů. U salonku nebo velkého stolu můžete vyžadovat telefonní číslo. Před večerem si pak skupinu snadno ověříte.
Evidence nedorazivších. Rezervaci, na kterou host nepřišel, označíte jako „Nedostavil“. Hned vidíte, jak velký problém to ve vašem podniku je.

Tip: Vyžadovat telefon u všech rezervací se nevyplatí – část hostů formulář raději opustí. Nastavte ho jen u stolů, kde na potvrzení opravdu záleží.

Proč telefon úplně nezmizí

Online rezervace telefon nenahrazuje, ale ulehčuje mu. Někteří hosté budou volat dál a je to v pořádku. Důležité je, aby rezervace z telefonu skončily na stejném místě jako ty z webu.

Proto jde každou rezervaci domluvenou po telefonu zapsat ručně – systém nabídne jen volné stoly a hostovi může odejít potvrzovací e-mail. Rezervace může zapisovat i obsluha, která nemá přístup do správy webu: dostane vlastní přístupový klíč a pracuje jen s rezervacemi. Klíč kdykoli zrušíte a přístup okamžitě zanikne.

Jak hosty naučit rezervovat online

Rezervační formulář na webu je k ničemu, když o něm hosté nevědí. Nejlepší chvíle, jak jim ho ukázat, je přímo u vás v restauraci – když jsou spokojení a možná už přemýšlejí, kdy přijdou příště.

Osvědčený tip: přidejte na jídelní lístek QR kód, který vede rovnou na rezervaci. Stačí malý kód do patičky lístku s krátkým textem, třeba „Rezervujte si stůl online“. Host si ho načte mobilem a hned vidí, že se k vám dá rezervovat bez telefonování. Stránku si může uložit do záložek nebo na plochu telefonu – a i když to neudělá, příště už bude vědět, že rezervace na vašem webu je.

Stejný QR kód se hodí i jinam:

na stojánek na stole nebo na tácek pod sklenici,
na účtenku nebo k vizitkám u pokladny,
na dveře a do výlohy – pro kolemjdoucí, kteří zrovna nemají čas, ale líbí se jim u vás.

Tip: QR kód musí vést přímo na stránku s rezervačním formulářem, ne na úvodní stránku webu. Každý krok navíc část hostů odradí. QR kód si vytvoříte zdarma v Puretech CMS v nástroji QR generátor. Pro tisk ho stáhněte ve formátu SVG – zůstane ostrý v jakékoli velikosti.

Pomůže i obsluha: když host volá kvůli rezervaci, stačí na konci hovoru zmínit, že příště si může stůl zarezervovat sám na webu, třeba i v noci.

Na co se ptát při výběru rezervačního systému

Rezervačních systémů je na trhu řada. Než si vyberete, ověřte si tyto body:

Funguje na vašem stávajícím webu? Nemusíte kvůli rezervacím předělávat web. Formulář by mělo jít vložit na jakýkoli web, na WordPressu ideálně pomocí pluginu.
Odpovídá vašemu provozu? Zahrádka, která je otevřená jen v létě, svátky a zavírací dny nebo salonek s jinými pravidly – systém by s tím měl počítat bez složitého obcházení.
Platíte za rezervace, nebo za provizi? Některé portály si účtují poplatek za každého hosta. Vlastní formulář na vašem webu vás nic za rezervaci nestojí a host zůstává vaším hostem.
Zvládne ho obsluha? Přehled rezervací musí být srozumitelný i ve špičce, ne jen pro majitele v kanceláři.
Dá se vyzkoušet zdarma? Systém byste měli vyzkoušet naostro dřív, než za něj začnete platit.

Rezervace stolů v Puretech CMS

Rezervace stolů v Puretech CMS splňují všechno výše. Formulář vložíte na jakýkoli web jedním řádkem kódu, na WordPressu stačí nainstalovat náš plugin. Barvy formuláře přizpůsobíte svému webu.

V CMS nastavíte stoly a jejich kapacitu, týdenní plán dostupnosti a výjimky pro svátky nebo akce. Zahrádku omezíte jen na letní sezónu a u vybraných stolů vyžádáte telefon. Rezervace pak sledujete v přehledu i v kalendáři a obsluha je může zapisovat přes svůj přístupový klíč.

Pro menší provoz do 20 rezervací měsíčně jsou rezervace zdarma, bez platební karty a bez závazku. Rezervujete místo stolů termíny – třeba v kadeřnictví, na kurtu nebo na lekci? Pro takový provoz máme univerzální rezervační systém. Jak rezervace stolů nastavit krok za krokem, ukazuje návod Rezervace stolů a místností.

Časté otázky

Musím kvůli online rezervacím mít nový web?

Ne. Rezervační formulář vložíte na stávající web, ať ho vytvořil kdokoli. Stačí jeden řádek kódu, na WordPressu plugin.

Co když host rezervaci nepotvrdí?

Rezervace, kterou host v nastavené lhůtě nepotvrdí odkazem z e-mailu, nevznikne a stůl zůstane volný pro ostatní.

Uvidím rezervace z webu i z telefonu na jednom místě?

Ano. Rezervace z webu, zapsané v CMS i zadané obsluhou najdete v jednom přehledu a u každé poznáte, odkud přišla.

Shrnutí

Telefon zůstane, ale už nemusí být jedinou cestou ke stolu. Online rezervace pro restauraci přijímá hosty i ve chvílích, kdy telefon nikdo nezvedne, ulehčí obsluze ve špičce a pomůže omezit prázdné stoly po hostech, kteří nedorazili. Vyzkoušejte si ji naostro – na stránce rezervačních systémů najdete živou ukázku formuláře.

Vyzkoušet online rezervace→