Rezervační systém pro kurzy a lekce: přihlášky bez tabulek
Vedete lekce jógy, kurz fotografování nebo workshop pro dvacet lidí? Ukážeme, jak online přihlášky samy hlídají kapacitu, vytvářejí termíny podle rozvrhu a ušetří vás tabulek, zpráv a hlídání, kdo se vlastně přihlásil.
Lekce jógy pro dvanáct lidí, kurz fotografování pro dvacet, degustace pro patnáct. Dokud se přihlašuje pár známých, stačí zprávy a tabulka. Jakmile ale přibude lekcí a účastníků, začne hlídání kapacity zabírat víc času než samotná výuka. Rezervační systém pro kurzy a lekce tohle převezme: účastníci se přihlásí sami na webu a systém ohlídá, aby se na termín nepřihlásilo víc lidí, než kolik je míst. V článku ukážeme, jak to funguje a co vám to ušetří.
Proč přihlášky přes zprávy a tabulky přestanou stačit
Ruční přihlašování funguje do chvíle, kdy začne přibývat práce, kterou nikdo nevidí:
- Přihlášky chodí odevšad. Telefon, SMS, e-mail, zprávy na sociálních sítích – a vy je ručně přepisujete do jedné tabulky.
- Kapacitu hlídáte v hlavě. Stačí jedna přehlédnutá zpráva a na lekci pro dvanáct lidí jich přijde čtrnáct.
- Odhlášky a náhradníci. Kdo se odhlásí, napíše vám, vy upravíte tabulku a pak obepisujete, kdo by chtěl volné místo.
- Dotazy na volná místa. „Je ve čtvrtek ještě místo?“ – na stejnou otázku odpovídáte pořád dokola.
Přitom právě na tohle je online přihlašování na kurz jako stvořené.
Co je sdílená rezervace a čím se liší od běžné
Většina rezervačních systémů počítá s tím, že jeden host obsadí jeden termín: kadeřnické křeslo, kurt nebo stůl. U kurzů je to jinak – na jeden termín se přihlásí víc lidí najednou, až do naplnění kapacity. Takové rezervaci říkáme sdílená (v Puretech CMS skupinová).
| Běžná rezervace | Sdílená rezervace (kurz, lekce) | |
|---|---|---|
| Kdo obsadí termín | jeden host nebo jedna skupina | více účastníků najednou |
| Host vybírá | den a čas | jeden z vypsaných termínů |
| Hlídá se | aby se termíny nepřekrývaly | počet volných míst |
| Příklady | kurt, masáž, kadeřnictví | jóga, kurz fotografování, degustace |
Pokud rezervační systém sdílené rezervace neumí, musíte je obcházet – a to vede zpátky k tabulkám.
Jak online přihlášky na kurz fungují
Pro účastníka je přihláška otázkou minuty:
- Na vašem webu vidí seznam vypsaných termínů a u každého, kolik míst ještě zbývá. Plný termín je označený jako obsazený.
- Vybere termín, zadá počet osob – může přihlásit i kamaráda – a vyplní jméno a kontakt.
- Přijde mu e-mail s odkazem, kterým přihlášku potvrdí. Teprve potvrzením místo opravdu obsadí.
- Vám ve stejnou chvíli přijde oznámení o nové přihlášce.
- Pokud nemůže přijít, odhlásí se sám odkazem z e-mailu – místo se okamžitě uvolní pro dalšího zájemce.
Systém hlídá kapacitu i ve chvíli, kdy se dva lidé přihlašují na poslední místo současně. Místo dostane jen jeden z nich.
Termíny podle rozvrhu, ne ručně
Vypisovat každou lekci zvlášť by bylo stejně pracné jako tabulka. Proto stačí nastavit rozvrh: například jóga každé úterý a čtvrtek v 18:00. Systém podle něj vytváří termíny sám a nabízí je tak daleko dopředu, jak určíte. Délku lekce zadáte jednou u služby a konec termínu se dopočítá.
Rozvrh si poradí i s výjimkami:
- Kurz s koncem. Kurz fotografování, který běží od ledna do června, dostane platnost od–do. Po jejím skončení se termíny přestanou nabízet samy a příští rok se nevrátí.
- Sezónní lekce. Jóga v parku jen v létě? Nastavíte sezónu jednou a platí každý rok.
- Mimořádný termín. Lekci navíc přidáte jedním kliknutím, i když v rozvrhu není.
- Zrušená lekce. Když termín zrušíte, přihlášení účastníci dostanou e-mail. Nemusíte nikoho obepisovat.
Tip: U kurzu s pevným začátkem a koncem použijte platnost od–do, ne sezónu. Sezóna se opakuje každý rok – kurz by se příští rok sám vrátil do nabídky.
Soupiska účastníků a přehled na jednom místě
Před lekcí potřebujete vědět, kdo přijde. U každého termínu vidíte seznam přihlášených i počet obsazených míst a soupisku si můžete vytisknout. Přihlášky z webu i ty, které zapíšete ručně po telefonu, najdete na jednom místě.
Pokud lekce vede víc lektorů nebo máte recepci, mohou se k termínům a soupiskám dostat přes vlastní přístupový klíč – bez přístupu do správy webu. Přihlášky mohou i zapisovat. Účastníka, který nepřišel, označíte jako „Nedostavil“.
Rezervační systém pro kurzy v Puretech CMS
Všechno popsané výše umí univerzální rezervační systém v Puretech CMS. Lekce nastavíte jako skupinovou službu, zadáte kapacitu místnosti a rozvrh a formulář vložíte na svůj web jedním řádkem kódu, na WordPressu pomocí pluginu. Funguje na jakémkoli webu, nejen na tom od nás.
Pro menší provoz do 20 rezervací měsíčně je systém zdarma, bez platební karty a bez závazku. Stejný systém zvládne i běžné rezervace termínů – třeba kurty nebo masáže, viz článek Online rezervace termínů. Pokud provozujete restauraci, přečtěte si článek Online rezervace pro restauraci: proč už nestačí telefon. Podrobný postup nastavení najdete v návodu Univerzální rezervační systém.
Časté otázky
Může se jeden účastník přihlásit za víc lidí?
Ano. Ve formuláři zadá počet osob a systém mu nedovolí přihlásit víc lidí, než kolik míst na termínu zbývá.
Co když chci kapacitu jedné lekce změnit?
Kapacitu jednotlivého termínu upravíte v přehledu termínů. Ostatní lekce podle rozvrhu se nezmění.
Musím lekce vypisovat ručně na celý rok?
Ne. Nastavíte rozvrh a systém termíny vytváří sám, vždy na tolik dní dopředu, kolik určíte.
Shrnutí
Kurzy a lekce stojí na lidech, ne na tabulkách. Online přihlášky převezmou hlídání kapacity, odhlášky i dotazy na volná místa a vám zůstane čas na to podstatné – výuku. Vyzkoušejte si rezervační formulář naostro na stránce rezervačních systémů.